Principais dificuldades da rotina de síndico e como enfrentá-las

dificuldades da rotina de síndico

Ser síndico é assumir um posto com diversas tarefas que exigem desenvoltura, principalmente para tratar de situações complicadas. Isso porque as atribuições do síndico são complexas e demandam planejamento para que ocorram tranquilamente.

Se você pensa em se candidatar ao cargo, ou já ocupa esta vaga, listamos aqui as principais dificuldades da rotina de quem está à frente de um condomínio e aproveitamos, também, para apresentar as possíveis soluções para cada desafio. Confira:

#1 Gestão de pessoas 

O síndico é o responsável por mediar conflitos, ajudar na elaboração do código de normas de conduta, presente no regulamento interno e na convenção do condomínio, e administrar diferentes problemas gerados pelos moradores. Geralmente, esta é a dificuldade que mais causa transtorno para o síndico, que deve agir como mediador dos desentendimentos. São exemplo de conflitos: o barulho fora do horário permitido, animais em áreas comuns, uso indevido da garagem, desrespeito com horários, desentendimento com os funcionários do condomínio, entre outros.

Como enfrentar: Para contornar estas situações, o síndico deve estar sempre amparado pelo regulamento interno e pelo que foi decidido em assembleia, assim poderá encontrar a melhor solução para o conflito e/ou aplicar as possíveis punições. O importante neste momento é sempre se manter imparcial. O síndico deve deixar de lado as relações pessoais que possui com os envolvidos e agir com imparcialidade na mediação dos conflitos, evitando, assim, qualquer injustiça ou agravamento da situação.

#2 Contratação de prestadores de serviços

Existem tarefas que, devido à demanda exigida, necessitam da contratação de um empregado ou de um prestador de serviço autorizado: tarefas de limpeza, conservação das áreas comuns, vigilância, zeladoria, entre outras. Cabe ao síndico selecionar e contratar esses profissionais.

Como enfrentar: O levantamento das necessidades do condomínio podem ser feitas durante as assembleias, onde os moradores podem opinar sobre quais as tarefas que são de extrema importância para o condomínio e que devem ter um profissional qualificado realizado-as. Após feito isso, o síndico deve fazer a análise destas necessidades e avaliar juntamente com a disponibilidade de caixa, para então realizar, ou não, a terceirização destas tarefas.

#3 Redução de custos

Essa pode ser a maior preocupação de um síndico, uma vez que implica na dificuldade de ter uma quota disponível para honrar com as despesas mensais, a exemplo de salários de funcionários, materiais, impostos etc. Nesse cenário, o síndico e o conselho fiscal atuam juntos para reduzir custos com fornecedores, diminuir desperdícios, fazer o pagamento de hora extra de funcionários e outras despesas, além de revisar custos desnecessários ou não tão importantes.

Como enfrentar: A análise de fluxo de caixa é uma ferramenta poderosa que se encontra à disposição do síndico. Com ela, é possível visualizar gargalos e também onde está sendo destinada a maior parte dos recursos, podendo, assim, o síndico decidir com precisão quais os custos a serem reduzidos ou eliminados, dependendo da necessidade ou disponibilidade do condomínio.

#4 Prestação de contas

Uma dificuldade encarada por muitos condomínios diz respeito à apresentação das contas. É obrigação do síndico apresentar aos condôminos, mensalmente, um demonstrativo claro acerca das movimentações financeiras do condomínio. Nesse demonstrativo, é necessário ter os recebimentos e os pagamentos, e os moradores precisam aprovar as contas uma vez por ano.

Como enfrentar: Assim como comentado no item anterior, o fluxo de caixa serve como um ótimo demonstrativo financeiro. Nele, além do síndico controlar a saúde financeira do condomínio, é possível registrar todos os gastos e recebimentos realizados no período, como também o arrecadamento total das taxas mensais pagas pelos condôminos.

#5 Gestão da segurança

Assaltos, furtos e até mesmos sequestros têm se tornado cada vez mais frequentes e são situações com as quais o síndico precisa lidar. O cuidado com a segurança é importante, principalmente devido aos conflitos que podem ser gerados em relação ao prejuízo que o morador sofre decorrente desses crimes, pois ele poderá se sentir lesado e querer buscar um responsável judicialmente.

Como enfrentar: O ideal é que seja elaborado um plano de segurança, que inclui melhorias e instalações de câmeras, portões eletrônicos, guaritas, alarmes, entre outros dispositivos, além de ações preventivas que devem incluir os moradores e funcionários.

#6 Contratação do seguro condomínio

O seguro condomínio é uma obrigação de acordo com o artigo 1.346 do Código Civil. Ele proporciona segurança caso algo não ocorra como o esperado, reduzindo os prejuízos decorrentes de incêndios, raios e explosões.

Como enfrentar: Há diferentes tipos de apólices, variando entre diversas coberturas possíveis, e o síndico em assembleia deve definir aquelas que mais se adéqua a realidade do condomínio. Para isso, ele deve ter bastante cuidado durante a escolha das coberturas contratadas, se atentando a cada detalhe para garantir que o seguro realmente cubra todas as necessidades do condomínio.

Além de todas essas dificuldades, nota-se, também, o alto grau de responsabilidade civil do síndico perante as atribuições exercidas, e sua importância frente ao condomínio. Por essa razão, é indispensável a idoneidade, responsabilidade e disponibilidade por parte do síndico para tratar das questões difíceis de se lidar.

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