Muitas coisas chegam o tempo todo no condomínio. Contas a pagar, cartas, avisos, compras… se não houver um bom controle há o risco de que as entregas se confundam, causando conflitos entre os moradores e os colaboradores.
Gerir as encomendas que chegam na portaria do condomínio é essencial. Mas, engane-se quem julga esta tarefa como fácil. A responsabilidade é tanta que uma confusão pode levar até a processos judiciais.
Se você quer entender melhor sobre esse processo e melhorar o fluxo na sua portaria, continue a leitura!
Problemas comuns
Os problemas mais comuns que acontecem com as encomendas na portaria do condomínio são:
- perda de correspondência;
- violação de correspondência;
- mercadorias erradas por falta de conferência;
- mercadorias recusadas;
- encomendas entregues para os moradores errados;
- furtos.
Os tipos de correspondência e encomenda que chegam são variados. O importante é entender que cada um deve ter um cuidado específico.
As mercadorias pequenas podem ser facilmente esquecidas, por isso, o funcionário responsável deve ser proativo na entrega. Isso impede que muitas coisas se acumulem na portaria e evita dores de cabeça.
Já as mercadorias grandes podem estar previstas no Regimento Interno do condomínio. Dependendo do tamanho, será necessário colocar proteções no elevador ou até mesmo reservar um horário para a entrega.
Outras regras também podem ser previstas, sobre quais tipos de encomenda o porteiro pode receber ou não. Quando é necessário pagar, não é recomendado que o funcionário faça o acerto caso o condomínio não esteja no local, por exemplo.
Outro cuidado é ao receber documentos. Esse tipo de entrega pode causar muitos transtornos caso seja extraviada ou se perca.
O ideal é que o funcionário sempre protocole o que recebe e peça a quem retirar para assinar o livro de controle. Assim, o condomínio tem uma segurança.
Responsabilidades do condomínio
De acordo com o artigo 22 da Lei Postal 6.538/78, o condomínio tem responsabilidade sobre as encomendas recebidas na portaria:
“Os responsáveis pelos edifícios, sejam os administradores, os gerentes, os porteiros, zeladores ou empregados são credenciados a receber objetos de correspondência endereçados a qualquer de suas unidades, respondendo pelo seu extravio ou violação”.
Qualquer violação deve ser relatada no livro de ocorrência e comunicada ao síndico.
Responsabilidades dos moradores
Quem viola correspondência alheia pode ser responsabilizado criminalmente. No artigo 151 do Código Penal:
“Devassar indevidamente o conteúdo de correspondência fechada, dirigida a outrem: Pena – detenção, de um a seis meses, ou multa”.
Os condôminos precisam seguir as regras do condomínio. Para isso, é preciso averiguar os prazos de retirada do item e as regras de transporte de mercadorias grandes. É preciso ter ciência de que quebrar as normas pode gerar advertências e multas.
Gestão das encomendas
Para ter uma boa gestão do que chega no condomínio separamos algumas dicas:
- coloque no Regimento Interno as regras de entregas e recebimento de mercadorias;
- eleja um funcionário como responsável pela gestão dessas encomendas na portaria;
- treine o funcionário responsável;
- tenha uma estrutura externa para correspondências;
- instale armários ou escaninhos para cada unidade.
O mais importante é adequar o que funciona à realidade do seu condomínio e manter a harmonia no local.
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