Hoje vivemos num mundo conectado, sempre com o celular na mão e antenados às pessoas por meio de tanta tecnologia. O bacana disso tudo, é a facilidade para conversação e o dinamismo na forma como estamos adeptos para conversar. O problema é que ainda não conhecemos a moderação adequada para usufruir bem desses recursos sem misturar questões pessoais e do trabalho.
Entre essas ferramentas, destaque para os aplicativos de conversação, em especial o WhatsApp. Nesse mundo conectado, esse app pode ser um vilão para a vida profissional, mas por outro lado, também contribui para facilitar a acessibilidade do cliente à empresa e abre um campo de diálogo fácil de conduzir.
Um vendedor, por exemplo, pode utilizar bem essa plataforma para fomentar suas vendas, mas por outro lado também pode cair na cilada de passar muito tempo ocioso e acabar prejudicando o seu trabalho. Como este, existem muitos outros exemplos.
Respondendo a pergunta do título desse texto: Bom, o WhatsApp pode ser um vilão ou um mocinho. Tudo depende da moderação aplicada para usá-lo. A partir dessa preocupação nós da CWR fizemos uma pesquisa interna para destacar orientações acerca do uso do Whatsapp para fins corporativos. Este trabalho foi feito a partir de apurações entre as ideias de nossos funcionários e colaboradores ativos e que usufruem deste recurso de alguma forma.
Vejam 08 dicas para otimizar o atendimento pelo WhatsApp
Saiba distinguir assuntos pessoais dos profissionais: o primeiro passo é identificar o tipo de conversa que está tendo. O ideal é manter um teor um pouco mais formal. Caso esteja interagindo em um dos Grupos corporativos, o rigor é menor se comparado à comunicação com clientes.
Evite mensagens de áudio, principalmente para grupos: escreva uma mensagem alertando ao cliente ou colegas se você pode ou não ouvir áudios. Além disso, só mande um áudio se for realmente necessário e para facilitar a vida do destinatário.
Muito cuidado ao enviar conteúdo: É muito comum encaminhamento por lista de transmissão de conteúdo recebido, como correntes, mensagens felicitatórias, conteúdo informativo ou político. Assim como os áudios, é bom deixar claro para os clientes e para a equipe o tratamento para esse tipo de mídia.
Menos é mais em grupos: Seja o mais sucinto possível quando estiver utilizando Grupos.
Atenção para a forma de escrever: evite gírias, palavras de baixo calão, intimidade demais e frases muito longas sem necessidade. Afinal tudo o que está sendo dito é documentado e pode reverter contra você.
Atenda ao mínimo possível: Apesar de prática, essa é uma ferramenta difícil para controlar demandas. Evite abrir solicitações por este canal. Caso o faça, no decorrer de uma troca de mensagens, copie e cole num e-mail em seguida.
Por falar em copiar e colar conversa do Whatsapp em e-mails, faça-o com moderação: Evite colar conversas extensas com pouco conteúdo útil aos destinatários. Se ainda assim optar por deixar o assunto registrado, escreva antes uma síntese que defina sua solicitação, poupando os destinatários da leitura desnecessária.
Marcar a conversa como não lida às vezes ajuda: Muito útil quando uma mensagem chega fora de hora e você acaba lendo mas, sem condições de tomar providências no momento. Marque como não lida para que fique pendente para posterior verificação. O recurso fixar conversa também é muito útil, para leitura posterior. Permite que a conversa fique no topo das suas mensagens, e não se perca entre as mensagens antigas.