É inegável que hoje o WhatsApp faz parte da rotina das pessoas de uma forma tão intrínseca que mal conseguimos imaginar como era a vida antes de sua criação e popularização. A vida em sociedade acontece atualmente, em grande parte, dentro da plataforma. Sendo assim, não surpreende a ninguém que o uso do aplicativo também seja aproveitado para o dia a dia de um condomínio, fazendo surgir os “famosos” grupos de condomínio no WhatsApp.
No entanto, antes de criar um grupo do prédio, o ideal é discutir a questão com todos os condôminos, em assembleia, afinal, um grupo no WhatsApp, necessariamente deixará exposto dados pessoais (telefone celular, no mínimo) entre todos os condôminos. Isso pode ser considerado violação da intimidade e, dependendo do que surgir, pode ser ensejo para outros problemas.
Caso aprovada a criação do grupo, seu administrador (que deve ser o síndico) deve observar as seguintes regras:
1) Seja claro e explique que somente assuntos de interesse do condomínio serão tratados no grupo;
2) Não permita, em qualquer hipótese, a cobrança de taxas condominiais em atraso no grupo;
3) Nunca permita que um dos integrantes do grupo ofenda qualquer pessoa. Seja claro, avise que em casos de ofensa a pessoa será banida do grupo por tempo indeterminado;
4) Avise que as reclamações feitas no grupo serão informais, ou seja, para que o síndico tome providências é necessário fazer a reclamação no livro de ocorrências do condomínio;
5) Informe que em casos de urgência os condôminos deverão lhe contatar pelo telefone ou fisicamente, pois dependendo do tamanho do grupo a mensagem poderá ficar esquecida no histórico da conversa;
6) Evite o envio de áudios no grupo, quando digitamos tendemos a pensar mais nas palavras e evitamos uma série de confusões.
De qualquer forma, a análise contínua da correta utilização do grupo de WhatsApp pelos condôminos, bem como a “educação virtual” que se faz necessária à boa comunicação, devem ser verificadas pelo síndico. Caso a ferramenta não se adapte à realidade do condomínio (ou os condôminos não se adaptem ao bom uso da mesma), é sempre possível apagar o grupo e retornar ao uso dos canais de comunicação formais e tradicionais, em especial, o e-mail – cujo histórico fica arquivado e acessível aos síndicos futuros – e o “mural de avisos”, um espaço físico que concentra todas as informações úteis.